DOKUMENTŲ DEPARTAMENTOS

ARCHYVO SKYRIAUS

UŽDAVINIAI IR FUNKCIJOS

Pagrindiniai Skyriaus uždaviniai:

1. kaupti, tvarkyti ir nustatytą laiką saugoti perduotus į Seimo archyvą Seimo ir Seimo kanceliarijos veiklos dokumentus;

2. saugoti juridinių ir fizinių asmenų, susijusių su Seimo ir Seimo kanceliarijos veikla,  Seimo kanceliarijai perduotus dokumentus;

3. užtikrinti visuomenės prieigą prie Seimo archyve saugomų dokumentų.

Skyrius, įgyvendindamas jam pavestus uždavinius, atlieka šias funkcijas:

1. teisės aktų nustatyta tvarka priima, tvarko, saugo, naudoja ir skelbia Seimo ir Seimo kanceliarijos veiklos dokumentus, saugo juridinių ir fizinių asmenų, susijusių su Seimo ir Seimo kanceliarijos veikla,  perduotus dokumentus;

2. tvarko saugomų dokumentų apskaitą, sudaro apyrašus, įveda duomenis į dokumentų saugojimo ir apskaitos informacines sistemas;

3. teisės aktų nustatyta tvarka rengia pažymas apie Seimo ir Seimo kanceliarijos veiklos istoriją ir dokumentų sutvarkymą;

4. atlieka saugomų dokumentų fizinės būklės ir kiekio stebėseną, įgyvendina dokumentų išsaugojimą ir prieigą užtikrinančias priemones;

5. Seimo kanclerio nustatyta tvarka teikia asmenims susipažinti Seimo archyve saugomus dokumentus ar jų kopijas Skyriaus skaitykloje, asmenų prašymu rengia dokumentų kopijas;

6. Seimo archyve saugomų dokumentų pagrindu išduoda pažymas, patvirtintas dokumentų kopijas, išrašus asmenų prašymuose nurodytiems faktams patvirtinti;

7. teisės aktų nustatyta tvarka dokumentus laikinai perduoda fiziniams, juridiniams asmenims, Seimo kanceliarijos valstybės tarnautojams (toliau – tarnautojai) ir darbuotojams, dirbantiems pagal darbo sutartis, (toliau – darbuotojai) naudotis jų atliekamoms funkcijoms atlikti;

8. atrenka dokumentus skaitmeninti ir juos skaitmenina;

9. teisės aktų nustatyta tvarka perduoda dokumentus valstybės archyvui;

10. atlieka dokumentų, kurių saugojimo terminas pasibaigęs, vertės ekspertizę, atrenka juos naikinti ir organizuoja jų naikinimą;  

11. prižiūri Seimo ir Seimo kanceliarijos padaliniuose dokumentų rengimą archyviniam saugojimui;

12. dalyvauja rengiant Seimo archyve saugomų dokumentų publikacijas;

13. Skyrius pagal kompetenciją taip pat atlieka šias funkcijas:

13.1. inicijuoja su Skyriaus funkcijų atlikimu susijusių Seimo kanceliarijos veiklą reglamentuojančių teisės aktų projektų rengimą, Departamento direktoriaus pavedimu rengia ar dalyvauja rengiant nurodytų teisės aktų projektus, nuolat atnaujina duomenis Seimo kanceliarijos informacinėse sistemose arba inicijuoja jų atnaujinimą;

13.2. kartu su kitais Departamento padaliniais dalyvauja rengiant Seimo kanceliarijos strateginį veiklos planą, jo įgyvendinimo metines ataskaitas;

13.3. rengia sutarčių su kitomis įstaigomis, įmonėmis, organizacijomis projektus, kontroliuoja, kaip šios sutartys vykdomos;

13.4. rengia Skyriaus nuostatų, tarnautojų ir darbuotojų pareigybių aprašymų projektus;

13.5. teikia konsultacijas Seimo nariams, Seimo kanceliarijos vadovams, tarnautojams ir darbuotojams;

13.6. nagrinėja asmenų prašymus ir raštus;

13.7. dalyvauja Seimo valdybos ir Seimo kanclerio sudaromų ir kitų darbo grupių bei komisijų veikloje;

13.8. teisės aktų nustatyta tvarka saugo ir tvarko Skyriaus dokumentus, užtikrina bylų, Skyriui pavestų sudaryti pagal Seimo ir Seimo kanceliarijos dokumentacijos (viešos ir įslaptintos) planus, sudarymą ir jų rengimą archyviniam saugojimui ar naikinimui;

13.9. kitas teisės aktuose numatytas funkcijas ir Departamento direktoriaus pavedimus, reikalingus Seimo kanceliarijos strateginiams tikslams pasiekti.