DOKUMENTŲ DEPARTAMENTO

UŽDAVINIAI IR FUNKCIJOS

 

4. Pagrindiniai Departamento uždaviniai:

4.1. užtikrinti Lietuvos Respublikos Seimo ir Seimo kanceliarijos dokumentų valdymą;

4.2. užtikrinti Seimo kanceliarijos dokumentų valdymo sistemos (toliau – DVS) funkcionalumų plėtros poreikių suformavimą, organizuoti DVS naudotojų mokymus;

4.3. užtikrinti Seimui teikiamų teisės aktų projektų, Seimo valdybos dokumentų projektų redagavimą, Seimo priimtų teisės aktų, Seimo valdybos dokumentų, Seimo Pirmininko potvarkių originalų įforminimą ir pateikimą pasirašyti ir skelbti;

4.4. šifruoti ir rengti Seimo posėdžių ir iškilmingų minėjimų, Seimo Europos reikalų komiteto, kitų Seimo padalinių posėdžių stenogramas ir jų maketus, rašyti Seimo posėdžių protokolus ir juos skelbti;

4.5. rūpintis Seimo kanceliarijos dokumentų kalbos taisyklingumu;

4.6. užtikrinti tinkamą pateiktų skelbti Teisės aktų registro (toliau – TAR) objektų, nustatytų Lietuvos Respublikos teisėkūros pagrindų įstatyme (toliau – Įstatymas), registravimą, tvarkymą, sisteminimą ir informacijos apie juos teikimą;

4.7. kaupti, tvarkyti ir saugoti Seimo ir Seimo kanceliarijos veiklos dokumentus, saugoti juridinių ir fizinių asmenų, susijusių su Seimo ir Seimo kanceliarijos veikla, Seimo kanceliarijai perduotus dokumentus, užtikrinti jų naudojimą ir visuomenės prieigą prie saugomų dokumentų.

5. Departamentas, įgyvendindamas pavestus uždavinius, atlieka šias funkcijas:

5.1. rengia Seimo ir Seimo kanceliarijos dokumentacijos (viešos ir įslaptintos) planų, jų papildymo sąrašų, Seimo ir Seimo kanceliarijos dokumentų registrų sąrašo projektus, sudaro Seimo ir Seimo kanceliarijos dokumentų blankų ir formų šablonus, kontroliuoja, ar laikomasi teisės aktų reikalavimų įforminant ir tvarkant dokumentus;

5.2. administruoja Seimo ir Seimo kanceliarijos gautą ir siunčiamą korespondenciją (viešą ir įslaptintą), kontroliuoja, ar laiku atsakoma į gautą korespondenciją, ar įvykdomi Seimo vadovų, Lietuvos Respublikos Seimo kanclerio pavedimai dėl gautos korespondencijos;

5.3. pagal kompetenciją įvertina DVS naudotojų pateiktas pastabas ir pasiūlymus, juos apibendrina ir suformuoja DVS funkcionalumų plėtros poreikius;

5.4. atlieka personalo patikimumo dirbti su įslaptinta informacija administravimo funkcijas;

5.5.redaguoja įstatymų, Seimo nutarimų ir kitų Seime svarstomų teisės aktų, Seimo valdybos dokumentų, Seimo Pirmininko potvarkių projektus, suderina priimamų teisės aktų pataisas, taip pat redaguoja Seimo kanclerio įsakymų veiklos klausimais projektus, Seimo susirašinėjimo tarptautinio bendradarbiavimo klausimais dokumentų (tarptautinių raštų) lietuvių kalba projektus, Seimo kanceliarijos susirašinėjimo dokumentų, kuriuos pasirašo Seimo kancleris, projektus, Seimo vadovų viešas kalbas ir Seimo iškilmingų minėjimų parengiamąją medžiagą;

5.6. registruoja Seimo priimtus įstatymus, Seimo nutarimus ir kitus Seimo aktus (toliau – Seimo priimti teisės aktai), Seimo valdybos dokumentus, Seimo Pirmininko potvarkius, juos įformina, nustatyta tvarka perduoda vizuoti ir pasirašyti, pasirašytus Seimo priimtus teisės aktus, Seimo valdybos sprendimus, Seimo Pirmininko potvarkius oficialiai skelbia TAR, siunčia juose minimoms institucijoms ir asmenims bei Seimo valdybos nariams, komitetams, komisijoms, frakcijoms, Seimo kanceliarijos padaliniams;

5.7. šifruoja ir rengia Seimo posėdžių, iškilmingų minėjimų, Seimo Europos reikalų komiteto posėdžių stenogramas ir jų maketus; rašo Seimo posėdžių protokolus ir nedelsdamas Seimo narių balsavimo duomenis įkelia į Lietuvos Respublikos Seimo veiklos informacinę sistemą;

5.8. Seimo kanclerio pavedimu šifruoja Seimo padalinių posėdžių medžiagą, Seimo narių spaudos konferencijas, televizijos ir radijo laidas ir Seimo valdybos nurodytų Seimo organizuojamų renginių medžiagą, prireikus šių renginių medžiagą redaguoja ir maketuoja;

5.9. Teisės aktų informacinėje sistemoje (toliau – TAIS) skelbia pasirašytus Seimo priimtus teisės aktus, Seimo valdybos sprendimus, Seimo Pirmininko potvarkius, Seimo posėdžių ir iškilmingų minėjimų stenogramas, Seimo posėdžių protokolus, Seimo valdybos protokolus ir kitus TAIS objektus;

5.10. teisės aktų nustatyta tvarka ir terminais tikrina ir registruoja pateiktus skelbti Įstatyme nustatytus TAR objektus, teikia informaciją apie juos ir tvarko jų duomenis, kontroliuoja pirminio duomenų pateikimo kokybę;

5.11. teisės aktų nustatyta tvarka ir terminais rengia ir skelbia suvestines teisės aktų redakcijas;

5.12. registruoja TAR duomenų teikimo ir gavimo ir TAIS duomenų teikimo sutartis, tvarko jų duomenis; registruoja TAR naudotojus, tvarko jų duomenis;

5.13. priima, tvarko ir nustatytą laiką saugo Seimo ir Seimo kanceliarijos veiklos dokumentus, saugo juridinių ir fizinių asmenų, susijusių su Seimo ir Seimo kanceliarijos veikla, Seimo kanceliarijai perduotus dokumentus, įgyvendina dokumentų išsaugojimą užtikrinančias priemones;

5.14. tvarko saugomų dokumentų apskaitą, sudaro apyrašus, įveda duomenis į dokumentų saugojimo ir apskaitos informacines sistemas, atlieka dokumentų vertės ekspertizę, organizuoja dokumentų, kurių saugojimo laikas pasibaigęs, naikinimą;

5.15. teikia asmenims susipažinti Seimo archyve saugomus dokumentus ar jų kopijas, asmenų prašymu Seimo kanclerio nustatyta tvarka rengia dokumentų kopijas, išrašus, pažymas asmenų prašymuose nurodytiems faktams patvirtinti, laikinai perduoda dokumentus asmenims naudotis jų atliekamoms funkcijoms atlikti;

5.16. rengia metodinę informaciją ir mokymus Seimo kanceliarijos valstybės tarnautojams ir darbuotojams, dirbantiems pagal darbo sutartis (toliau – darbuotojai), dokumentų rengimo, kalbos taisyklingumo, dokumentų valdymo ir darbo su DVS klausimais, teikia metodinę pagalbą TAR ir TAIS duomenų teikėjams ir naudotojams.

6. Departamentas pagal kompetenciją taip pat atlieka šias funkcijas:

6.1. pagal kompetenciją dalyvauja rengiant Seimo kanceliarijos strateginį veiklos planą, jo įgyvendinimo metines ataskaitas;

6.2. vykdo su Departamento funkcijų atlikimu susijusių Seimo kanceliarijos veiklą reglamentuojančių teisės aktų stebėseną, inicijuoja nurodytų teisės aktų projektų rengimą ir keitimą, rengia ar dalyvauja rengiant šių teisės aktų projektus;

6.3. rengia Departamento nuostatų, valstybės tarnautojų ir darbuotojų pareigybių aprašymų projektus;

6.4 užtikrina arba inicijuoja su Departamento funkcijų atlikimu susijusių duomenų nuolatinį atnaujinimą Seimo kanceliarijos informacinėse sistemose;

6.5. teisės aktų nustatyta tvarka atlieka Departamentui priskirtas funkcijas, susijusias su viešaisiais pirkimais; rengia sutarčių su kitomis įstaigomis, įmonėmis, organizacijomis projektus, kontroliuoja, kaip šios sutartys vykdomos;

6.6. pagal kompetenciją teikia konsultacijas Seimo nariams, Seimo kancleriui, Seimo ir Seimo kanceliarijos valstybės tarnautojams ir darbuotojams;

6.7. pagal kompetenciją teisės aktų nustatyta tvarka nagrinėja fizinių ir juridinių asmenų prašymus ir raštus;

6.8. pagal kompetenciją dalyvauja Seimo valdybos, Seimo kanclerio sudaromų ir kitų darbo grupių bei komisijų veikloje;

6.9. teisės aktų nustatyta tvarka tvarko ir saugo Departamento dokumentus, tvarko Seimo kanceliarijos dokumentacijos plane Departamentui priskirtus registrus, užtikrina bylų, Departamentui pavestų sudaryti pagal Seimo kanceliarijos dokumentacijos (viešos ir įslaptintos) planus, sudarymą ir jų parengimą archyviniam saugojimui ar naikinimui;

6.10. atlieka kitas teisės aktuose numatytas funkcijas ir Seimo kanclerio pavedimus, reikalingus Seimo kanceliarijos strateginiams tikslams pasiekti.