DOKUMENTŲ DEPARTAMENTO

DOKUMENTŲ VALDYMO SKYRIAUS

UŽDAVINIAI IR FUNKCIJOS

Pagrindiniai Skyriaus uždaviniai:

1. organizuoti Seimo ir Seimo kanceliarijos dokumentų valdymą;

2. prižiūrėti:

2.1. ar laikomasi teisės aktų reikalavimų įforminant ir tvarkant Seimo ir Seimo kanceliarijos dokumentus;

2.2. ar teisės aktų nustatytu laiku atsakoma į gautą korespondenciją ir įvykdomi Seimo vadovų, Seimo kanclerio, jo pavaduotojo pavedimai dėl gautos korespondencijos;

3. užtikrinti informacijos apie dokumentų rengimo kokybę, gautą ir išsiųstą korespondenciją, jos nagrinėjimo eigą ir rezultatus parengimą ir teikimą teisės aktų nustatyta tvarka.

Skyrius, įgyvendindamas jam pavestus uždavinius, atlieka šias funkcijas:

1. priima, užregistruoja gautą korespondenciją ir teisės aktų nustatyta tvarka ją perduoda adresatams;

2. teisės aktų nustatyta tvarka tiesiogiai informuoja Seimo kanclerį ir (ar) Seimo Pirmininko sekretoriatą apie gautą ypač svarbią korespondenciją;

3. tvarko Seimo pavedimų vykdymo kontrolės informacinės sistemos (toliau – PVKIS) duomenų bazės Gautų dokumentų registrą (toliau – Gautų dokumentų registras);

4. kontroliuoja, ar laiku atsakoma į Gautų dokumentų registre užregistruotą gautą korespondenciją, ar įvykdomi Seimo vadovų, Seimo kanclerio, Seimo kanclerio pavaduotojo pavedimai dėl gautos korespondencijos;

5. tvarko iš Lietuvos Respublikos Vyriausybės serverio, kitų institucijų informacinių sistemų gautus dokumentus;

6. tvarko Seimo elektroninio pašto dėžutę priim@lrs.lt ir Vyriausybinio plačiajuosčio šifruoto duomenų ir balso perdavimo tinklo elektroninio pašto dėžutę lrs@vrcs.lt;

7. tvarko PVKIS Siunčiamų dokumentų registro (toliau – Siunčiamų dokumentų registras) adresų bazės duomenis;

8. Siunčiamų dokumentų registre užregistruotą ir siuntėjų atneštą korespondenciją sudeda į vokus ir teisės aktų nustatyta tvarka perduoda išsiųsti į pašto poskyrį ar pašto pasiuntiniui ir tvarko kitą siunčiamąją korespondenciją; prireikus adresatams Vilniuje pristato Seimo ir Seimo kanceliarijos padalinių parengtus ypač skubius viešus ir įslaptintus dokumentus;

9. tikrina, ar Seimo ir Seimo kanceliarijos dokumentai įforminti ir tvarkomi laikantis teisės aktų reikalavimų;

10. rengia metodinę informaciją ir mokymus Seimo kanceliarijos valstybės tarnautojams (toliau – tarnautojai) ir darbuotojams, dirbantiems pagal darbo sutartis, (toliau – darbuotojai) dokumentų valdymo ir darbo su PVKIS klausimais;

11. sudaro Seimo ir Seimo kanceliarijos dokumentų blankų ir formų šablonus;

12. rengia Seimo ir Seimo kanceliarijos dokumentacijos (viešos ir įslaptintos) planų, jų papildymų sąrašų, Seimo ir Seimo kanceliarijos dokumentų registrų sąrašo projektus;

13. atlieka personalo patikimumo dirbti su įslaptinta informacija administravimo funkcijas;

14. kaupia, rengia ir teisės aktų nustatyta tvarka teikia informaciją apie dokumentų rengimo kokybę, gautą ir išsiųstą korespondenciją, apie gautos korespondencijos nagrinėjimo eigą ir rezultatus; rengia ir teikia Gautų dokumentų registro ir Siunčiamų dokumentų registro duomenų suvestines, metinę (prireikus – ir dažniau) Gautų dokumentų registro duomenų analizę;

15. saugo Seimo ir Seimo kanceliarijos nuolat ir ilgai saugomų įslaptintų dokumentų bylas ir nustatyta tvarka atlieka įslaptintų dokumentų, kurių saugojimo terminas pasibaigęs, naikinimą;

16. Skyrius pagal kompetenciją taip pat atlieka šias funkcijas:

16.1. inicijuoja su Skyriaus funkcijų atlikimu susijusių Seimo kanceliarijos veiklą reglamentuojančių teisės aktų projektų rengimą, Departamento direktoriaus pavedimu rengia ar dalyvauja rengiant nurodytų teisės aktų projektus, nuolat atnaujina duomenis Seimo kanceliarijos informacinėse sistemose arba inicijuoja jų atnaujinimą;

16.2. kartu su kitais Departamento padaliniais dalyvauja rengiant Seimo kanceliarijos strateginį veiklos planą, jo įgyvendinimo metines ataskaitas;

16.3. Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų įstatymo ir vidaus teisės aktų nustatyta tvarka atlieka Skyriui priskirtas funkcijas, susijusias su viešaisiais pirkimais; kontroliuoja, kaip vykdomos Skyriaus inicijuotos sutartys;

16.4. rengia sutarčių su kitomis įstaigomis, įmonėmis, organizacijomis projektus, kontroliuoja, kaip šios sutartys vykdomos;

16.5. rengia Skyriaus nuostatų, tarnautojų ir darbuotojų pareigybių aprašymų projektus;

16.6. teikia konsultacijas Seimo nariams, Seimo kanceliarijos vadovams, tarnautojams ir darbuotojams;

16.7. nagrinėja asmenų prašymus ir raštus;

16.8. dalyvauja Seimo valdybos ir Seimo kanclerio sudaromų ir kitų darbo grupių bei komisijų veikloje;

16.9. teisės aktų nustatyta tvarka saugo ir tvarko Skyriaus dokumentus, užtikrina bylų, Skyriui pavestų sudaryti pagal Seimo ir Seimo kanceliarijos dokumentacijos (viešos ir įslaptintos) planus sudarymą ir jų rengimą archyviniam saugojimui ar naikinimui;

16.10. kitas teisės aktuose numatytas funkcijas ir Departamento direktoriaus pavedimus, reikalingus Seimo kanceliarijos strateginiams tikslams pasiekti.