DOKUMENTŲ DEPARTAMENTO

DOKUMENTŲ VALDYMO SKYRIAUS

UŽDAVINIAI IR FUNKCIJOS

4. Pagrindiniai Skyriaus uždaviniai:

4.1. organizuoti Lietuvos Respublikos Seimo ir Seimo kanceliarijos dokumentų valdymą;

4.2. užtikrinti Seimo kanceliarijos dokumentų valdymo sistemos (toliau – DVS) funkcionalumo plėtros poreikių suformavimą, DVS naudotojų pasirengimą dirbti su DVS, atlikti DVS administravimo funkcijas (išskyrus programavimą ir darbą su duomenų bazėmis);

4.3. prižiūrėti, ar:

4.3.1. laikomasi teisės aktų reikalavimų įforminant ir tvarkant Seimo ir Seimo kanceliarijos dokumentus;

4.3.2. teisės aktų nustatyta tvarka atsakoma į gautus dokumentus ir įvykdomi Seimo Pirmininko, jo pavaduotojų (toliau – Seimo vadovai), Lietuvos Respublikos Seimo kanclerio pavedimai dėl gautų dokumentų;

4.4. užtikrinti informacijos apie gautus dokumentus ir išsiųstas siuntas, gautų dokumentų nagrinėjimo eigą ir rezultatus parengimą ir teikimą teisės aktų nustatyta tvarka;

4.5. užtikrinti įslaptintos informacijos apsaugos reikalavimų laikymąsi personalo patikimumo užtikrinimo, įslaptintos informacijos administravimo, Seimo kanceliarijos disponuojamų kriptografinių priemonių administravimo srityse.

5. Skyrius, įgyvendindamas jam pavestus uždavinius, atlieka šias funkcijas:

5.1. rengia Seimo ir Seimo kanceliarijos dokumentacijos (bendrosios ir įslaptintos) planus, jų papildymo sąrašų projektus;

5.2. sudaro Seimo ir Seimo kanceliarijos bendrųjų ir įslaptintų dokumentų blankų ir formų šablonus, kontroliuoja, ar laikomasi teisės aktų reikalavimų įforminant ir tvarkant dokumentus;

5.3. kuria (be programavimo ir darbo su duomenų bazėmis) DVS kontaktų grupes, dokumentų procesų ruošinius, dokumentų formas, rodinius, byloms ir dokumentams priskiria saugas ir kt.;

5.4. teikia konsultacijas, rengia metodinę informaciją ir mokymus Seimo ir Seimo kanceliarijos valstybės tarnautojams ir darbuotojams, dirbantiems pagal darbo sutartis (toliau – darbuotojai), dokumentų valdymo, įslaptintos informacijos administravimo ir darbo su DVS klausimais;

5.5. pagal kompetenciją suformuoja DVS funkcionalumo plėtros poreikius, įvertindamas DVS naudotojų pateiktas pastabas ir pasiūlymus;

5.6. teisės aktų nustatyta tvarka administruoja Seimo ir Seimo kanceliarijos gautus ir siunčiamus dokumentus, tiesiogiai informuoja Seimo kanclerį ir (ar) Seimo Pirmininko sekretoriato vadovą apie gautus ypač svarbius dokumentus; prireikus adresatams Vilniuje pristato Seimo ir Seimo kanceliarijos padalinių parengtus ypač skubius ir įslaptintus dokumentus;

5.7. teisės aktų nustatyta tvarka nagrinėja ir perduoda pagal kompetenciją gautus dokumentus;

5.8. kontroliuoja, ar laiku atsakoma į gautus dokumentus, ar įvykdomi Seimo vadovų, Seimo kanclerio pavedimai dėl gautų dokumentų;

5.9. tvarko DVS gautų dokumentų registrą (toliau – Gautų dokumentų registras) ir DVS įmonių adresų bazės duomenis;

5.10. registruoja Seimo kanceliarijos ūkinės ir finansinės veiklos sutartis, sutartis dėl gyvenamųjų patalpų Seimo viešbutyje suteikimo Seimo nariams, sudaro šių ir Seimo kanceliarijos bendradarbiavimo sutarčių ir susitarimų bylas;

5.11. tvarko dokumentus Lietuvos teismų informacinės sistemos (LITEKO) Viešųjų elektroninių paslaugų posistemio Seimo kanceliarijos paskyroje ir Nacionalinės elektroninių siuntų pristatymo, naudojant pašto tinklą, informacinės sistemos Seimo kanceliarijos elektroninio pristatymo dėžutėje;

5.12. tvarko Seimo elektroninio pašto dėžutę priim@lrs.lt ir Vyriausybinio plačiajuosčio šifruoto duomenų ir balso perdavimo tinklo elektroninio pašto dėžutę lrs@vrcs.lt;

5.13. atlieka personalo (Seimo narių, Seimo paskirtų pareigūnų, Seimo ir Seimo kanceliarijos valstybės tarnautojų ir darbuotojų) patikimumo užtikrinimo funkcijas;

5.14. atlieka Seimo ir Seimo kanceliarijos įslaptintos informacijos administravimo funkcijas;

5.15. atlieka Seimo kanceliarijos disponuojamų kriptografinių priemonių administravimo funkcijas;

5.16. kaupia, rengia ir teisės aktų nustatyta tvarka teikia informaciją apie dokumentų rengimo kokybę, gautus dokumentus ir išsiųstas siuntas, apie gautų dokumentų nagrinėjimo eigą ir rezultatus; rengia ir teikia Gautų dokumentų registro ir Siunčiamų dokumentų registro duomenų suvestines, Seimo statuto nustatyta tvarka –  apibendrintus duomenis apie Seimui adresuotus rinkėjų pasiūlymus, pageidavimus, laiškus;

5.17. saugo Seimo ir Seimo kanceliarijos įslaptintus dokumentus ir nustatyta tvarka naikina įslaptintus dokumentus, kurių saugojimo terminas yra pasibaigęs.

6. Skyrius pagal kompetenciją taip pat atlieka šias funkcijas:

6.1. dalyvauja rengiant Seimo kanceliarijos strateginį veiklos planą, Seimo kanceliarijos veiklos metų ataskaitą;

6.2. atlieka su Skyriaus funkcijų atlikimu susijusių Seimo kanceliarijos veiklą reglamentuojančių teisės aktų stebėseną, inicijuoja šių teisės aktų projektų rengimą ir keitimą, Departamento direktoriaus pavedimu rengia ar dalyvauja rengiant šiuos projektus;

6.3. rengia Skyriaus nuostatų, valstybės tarnautojų ir (ar) darbuotojų pareigybių aprašymų projektus;

6.4. užtikrina arba inicijuoja su Skyriaus funkcijų atlikimu susijusių duomenų nuolatinį atnaujinimą Seimo kanceliarijos informacinėje sistemoje;

6.5. teisės aktų nustatyta tvarka atlieka Skyriui priskirtas funkcijas, susijusias su viešaisiais pirkimais; rengia sutarčių su kitais fiziniais ar juridiniais asmenimis projektus, kontroliuoja, kaip šios sutartys vykdomos;

6.6. teikia konsultacijas Seimo nariams, Seimo kancleriui, Seimo ir Seimo kanceliarijos valstybės tarnautojams ir darbuotojams, kitiems asmenims;

6.7. teisės aktų nustatyta tvarka nagrinėja fizinių ir juridinių asmenų prašymus - skundus ir raštus;

6.8. dalyvauja Seimo valdybos ir Seimo kanclerio sudaromų ir kitų darbo grupių bei komisijų veikloje;

6.9. teisės aktų nustatyta tvarka tvarko ir saugo Skyriaus dokumentus, tvarko Seimo kanceliarijos dokumentacijos plane Skyriui priskirtus registrus, užtikrina bylų, Skyriui pavestų sudaryti pagal Seimo ir Seimo kanceliarijos dokumentacijos (bendrosios ir įslaptintos) planus, sudarymą ir jų rengimą archyviniam saugojimui ar naikinimui;

6.10. atlieka kitas teisės aktuose numatytas funkcijas ir Departamento direktoriaus pavedimus, reikalingus Seimo kanceliarijos strateginiams tikslams pasiekti.